(回答先: 「師匠の教え」 投稿者 五月晴郎 日時 2011 年 1 月 15 日 16:16:56)

http://hiroya.web.infoseek.co.jp/john2875.htm
「文筆劇場」から「良いビジネス文書の条件」を下記のように転載投稿いたします。

＝転載開始＝

今更ながら、「ビジネス文書には優劣がある」と気付きました。

　それでは、良いビジネス文書の条件とは何か。

　１．必要な情報が過不足なく記載されている。

　２．読んですぐに理解できる。

　つまるところ、大切なのはこの２点であるように思います。

　報告書であれ、提案書であれ、"書くネタ"は予め決まっているものです。問題はその素材を活かして「どう書くか」と点にあります。

　"文書を書く目的"を踏まえた上で、要約すべきところは要約し、補足すべきところは補足する。

　実はこれは、"文章指導"が成り立ちやすい環境です。なぜなら、文章を書く側と添削をする側が、"目的と情報"を共有しているからです。

　好き勝手なテーマで、好きなように書いた文章というのは、優劣がつけにくい。「これが、個性です」と言えば、そこで話が終わってしまうからです。

　書く側と添削する側が、手持ちの札と目的を共有しているからこそ、より効果的な"文書の書き方"を指導できる。そこには、明確な優劣があります。

　必要な情報の記載であったり、一語一句のよりより簡素な表現であったり、ややもすると見逃してしまうような部分です。

　実務の世界で何十年もやってきた人と、僕のような駆け出しでは、それこそ配慮のレベルには雲泥の差がありました。僕に関して言えば、「無駄な情報を削ぐ」という部分が不十分です。

　文章修業をするのであれば、小説家志望者向けの文章教室に通うよりも、「これは」と思う実務家に企画書や報告書を指導・添削してもらう。その方が効果が高いと考えています。

　あくまで書くテーマと目的が制約されているからこそ、表現技巧の部分に焦点があたり、優劣が明確になる。これは見逃せない点です。

　「必要な情報が過不足なく記載された、わかりやすい文章」。言葉にすれば随分と簡単なものです。しかし、これを体得するためには、何十年にも渡る研鑽が必要なのだと、痛感した次第です。

＝転載終了＝

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